Ayudando al cartero

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental de comunicación y ventas. De ahí el hecho de cada vez mas empresas estén contratando  un servicio personalizado de correo para su negocio.

La comodidad de enviar un correo electrónico y la cantidad de Software que  facilita esta tarea ha propiciado que cada vez nos preocupemos menos por los detalles de nuestros envíos; usted podría pensar que este es el fin de la tecnología, y en realidad que es así.  Pero hay que tomar en consideración que la tecnología no es perfecta.

Usted no enviaría una carta (por correo convencional) si el sobre de la misma está roto, o si los datos del destinatario están incompletos o erróneos. El funcionamiento del servicio de correo electrónico no dista mucho de cómo funciona el correo convencional, al menos en los aspectos básicos.

Entonces, ¿cómo podría asegurarse de que sus mensajes llegaran al destinatario o destinatarios que deseamos?

Con buenas prácticas.  Las buenas prácticas son pocas y muy fáciles de seguir,  la razón por la que la mayoría de la gente no las utiliza porque las desconoce; no porque sean muy complicadas.

  1. Asegúrese que su software cliente de correo electrónico esté correctamente configurado.
  2. Complete todos los campos relacionados con su identidad en su cliente de correo electrónico (Outlook) o web mail 1.
    • Especifique su nombre, empresa, cree una firma para sus mensajes, etc.

Algunos servidores rechazan o marcan como spam los mensajes que no tienen el nombre y dirección de correo (bien escrita) del remitente.

  1. Conocimiento de los conceptos asociados al correo electrónico.
    Para, CC, CCO, Asunto y Mensaje 2. Es importante usar cada campo para lo que fue pensado.

    • Procure escribir una sola dirección  en el campo PARA las demás direcciones agréguelas en CC.
    • Si va a reenviar un correo agregue las direcciones destino en CCO.
    • No deje jamás el campo ASUNTO vacio.
    • Procure escribir mensajes en texto, utilice lo menos posible formatos complejos e imágenes. Para enviar estos archivos use los datos adjuntos.

Estas consideraciones evitan que su mensaje sea confundido con un correo basura (SPAM) y que algún usuario malintencionado robe sus direcciones de contacto para enviarles correo no deseado.

  1. Si después de enviar un correo electrónico recibe un mensaje de POSTMASTER no lo elimine. Repórtelo inmediatamente a soporte técnico.
  2. Asegúrese de mantener su computadora libre de virus y spyware. Algunos de estos programas convierten su computadora en bombarderos de correo electrónico, procure instalar un Antivirus con protección para correo y safe web.

Así que…. ayudemos al cartero.

1 Outlook (http://support.microsoft.com/ph/2520) y Web mail (Opciones >> Información personal)

2 Visite http://es.wikipedia.org/wiki/Correo_electr%C3%B3nico#Funcionamiento

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